Công an tỉnh đề nghị người đứng đầu cơ quan, tổ chức rà soát lại số lượng, tình trạng con dấu của cơ quan mình (ảnh minh họa)

Theo đó, Công an tỉnh đề nghị: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức rà soát lại số lượng, tình trạng con dấu, giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức mình; quản lý, sử dụng các loại con dấu đảm bảo chặt chẽ, đúng quy định, không để mất, sử dụng sai quy định. Đối với cơ quan, tổ chức thuộc diện chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ phải khẩn trương sử dụng con dấu để hoàn thiện các loại hồ sơ, tài liệu trên các lĩnh vực hoạt động trước thời hạn giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Cơ quan, tổ chức thuộc diện sắp xếp, thay đổi giao nộp con dấu tại Bộ phận tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính của Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Công an tỉnh (ảnh minh họa)

Cơ quan có thẩm quyền ban hành nghị quyết, quyết định thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ phải ghi rõ thời hạn giao nộp con dấu cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu; đồng thời gửi quyết định cho Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội, Công an tỉnh biết để thu hồi con dấu theo quy định.

Cơ quan, tổ chức thuộc diện sắp xếp, thay đổi (chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ...) giao nộp con dấu tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh (Bộ phận tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính của Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Công an tỉnh) trong giờ hành chính các ngày làm việc để làm thủ tục thu hồi và hủy giá trị con dấu theo quy định ngay khi quyết định giải thể có hiệu lực. Riêng con dấu của cơ quan, tổ chức Đảng thực hiện theo Công văn hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng.

Công an tỉnh cũng lưu ý, Liên đoàn Lao động tỉnh, Liên đoàn Lao động cấp huyện, Công đoàn khối UBND tỉnh, Công đoàn khối các cơ quan Đảng tỉnh là đầu mối thu hồi con dấu của các đơn vị Công đoàn trực thuộc. Phòng Nội vụ cấp huyện là đầu mối thu hồi con dấu của các cơ quan chuyên môn và tổ chức sự nghiệp cấp huyện. UBND cấp xã là đầu mối thu hồi con dấu của các đơn vị trực thuộc cấp xã. 

Công an tỉnh cũng hướng dẫn việc đăng ký mẫu con dấu theo tổ chức, bộ máy mới; áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức mới được thành lập, sáp nhập và các cơ quan, tổ chức trong diện đổi tên hoặc con dấu mòn méo, cũ hỏng. 

Các cơ quan, đơn vị hồ sơ trực tuyến đăng ký mẫu con dấu qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an

Về hình thức nộp hồ sơ, các cơ quan, đơn vị sử dụng tài khoản định danh của tổ chức để nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia; Cổng dịch vụ công Bộ Công an và thực hiện theo hướng dẫn.

Công an tỉnh cũng lưu ý, cơ quan, tổ chức sau khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc thực hiện sáp nhập có hiệu lực thi hành phải thực hiện ngay thủ tục đăng ký mẫu con dẫu mới, nộp lại con dấu cũ của cơ quan, tổ chức sáp nhập theo quy định. Đối với cơ quan, tổ chức không có sự thay đổi liên quan đến mẫu con dấu đang sử dụng không phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu. Các thành phần hồ sơ nộp trực tuyến là bản điện tử theo quy định, không bao gồm các văn bản, giấy tờ không được phép đăng tải trên không gian mạng theo quy định của pháp luật. Các cơ quan, tổ chức sử dụng tài khoản định danh điện tử của cơ quan, tổ chức mình để thực hiện dịch vụ công đăng ký mẫu con dấu kể từ ngày 01/7/2025.

Sau khi nhận con dấu, thực hiện việc thông báo mẫu con dấu cho cơ quan có liên quan biết trước khi sử dụng; ban hành quy định về quản lý con dấu trong cơ quan, tổ chức và thực hiện các nội dung khác theo quy định.