Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với các cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành chính nhà nước. Trong quá trình hoạt động mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với tất cả các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ký ban hành, quản lý và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư, lưu trữ nói chung. Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1-C/VP ngày 03/01/1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Chủ tịch Hồ Chí Minh đã chỉ rõ "Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá "Tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng". Về tổng quan công tác văn thư bao gồm: soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản (văn bản đi, đến); lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; hoạt động lưu trữ bao gồm: hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ, theo đó:

1. Duyệt bản thảo, ký ban hành văn bản đi; cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến thuộc thẩm quyền của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức.

2. Tham mưu, giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức ban hành văn bản chỉ đạo, đồng thời kiểm tra, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và cơ quan, đơn vị trực thuộc; tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan là trách nhiệm của Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức.

3. Việc kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản ban hành, việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan là trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị.

4. Việc xác định tên loại, nội dung, độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo, thu thập, xử lý thông tin có liên quan, soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; lập hồ sơ và giao nộp hơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là trách nhiệm của mỗi cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan, tổ chức.

5. Việc cấp số, thời gian ban hành văn bản; đăng ký văn bản đi; nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, độ khẩn (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử); phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi; tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến, giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến là trách nhiệm của người làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.

Như vậy, căn cứ vào quy định của pháp luật trong cơ quan, tổ chức từ Thủ trưởng đến cán bộ, công chức, viên chức (viết tắt là cá nhân) thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đều tham gia thực hiện một số nội dung của công tác văn thư, lưu trữ và chịu trách nhiệm với công việc được giao theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và cá nhân.

Do vậy, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với nền hành chính công là rất quan trọng. Bởi đó là hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý, lãnh đạo, điều hành của mỗi cơ quan; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, có giá trị pháp lý, giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội… Từ đó, giúp cho Thủ trưởng cơ quan quản lý được toàn bộ hoạt động của cơ quan, tổ chức một cách tổng quát, khoa học; giúp cán bộ, công chức, viên chức xử lý, giải quyết công việc nhanh chóng, có cơ sở pháp lý, phục vụ kịp thời hoạt động thanh tra, kiểm tra, giám sát và các hoạt động khác của cơ quan; tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. 

Trong bối cảnh chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số, ngày 07/3/2019 Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 17/NQ-CP về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng 2025 đã xác định mục tiêu: “Hoàn thiện nền tảng chính phủ điện tử nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước và chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp, phát triển chính phủ điện tử dựa trên dữ liệu và dữ liệu mở hướng tới Chính phủ số, nền kinh tế số và xã hội số; bảo đảm an toàn thông tin và an ninh mạng…”. Các chỉ tiêu chủ yếu giai đoạn 2019-2020: “100% phần mềm quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương được kết nối, liên thông qua trục liên thông văn bản quốc gia phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử; 90% văn bản trao đổi giữa các cơ quan nhà nước (trừ văn bản mật theo quy định của pháp luật) dưới dạng điện tử; tối thiểu 80% hồ sơ công việc tại cấp bộ, cấp tỉnh, 60% hồ sơ công việc tại cấp huyện và 30% hồ sơ công việc tại cấp xã được xử lý trên môi trường mạng (không bao gồm hồ sơ xử lý công việc có nội dung mật)”; giai đoạn 2021-2025: “90% hồ sơ công việc cấp bộ, cấp tỉnh, 80% hồ sơ công việc tại cấp huyện và 60% hồ sơ công việc tại cấp xã được xử lý trên môi trường mạng (không bao gồm hồ sơ xử lý công việc có nội dung mật). Tại Nghị quyết số 01-NQ/TU ngày 31/12/2020 của Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh về Chương trình chuyển đổi số tỉnh Thái Nguyên, giai đoạn 2021-2025 định hướng đến năm 2030, mục tiêu cơ bản đến năm 2025 “Trên 90% tổng số hồ sơ công việc tại cấp tỉnh; trên 80% công việc tại cấp huyện và trên 60% tổng số hồ sơ công việc tại cấp xã được xử lý trên môi trường mạng (trừ những hồ sơ công việc thuộc phạm vi bí mật nhà nước)”, mục tiêu đến năm 2030 “100% tổng số hồ sơ công việc tại cấp tỉnh; trên 90% tổng số hồ sơ công việc tại cấp huyện và trên 70% tổng số hồ sơ công việc tại cấp xã được xử lý trên môi trường mạng (trừ những hồ sơ công việc thuộc phạm vi bí mật nhà nước)”.

Nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt văn thư, lưu trữ điện tử đối với nền hành chính trong công cuộc chuyển đổi số được quy định tại các Nghị quyết của Chính phủ, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, đồng thời để thực hiện tốt Nghị quyết số 01-NQ/TU ngày 31/12/2020 của Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh về Chương trình chuyển đổi số tỉnh Thái Nguyên, giai đoạn 2021-2025 định hướng đến năm 2030; Kế hoạch số 111/KH-UBND ngày 20/8/2020 của UBND tỉnh Thái Nguyên về việc thực hiện Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên giai đoạn 2020-2025, mỗi cơ quan, tổ chức cần lựa chọn những nhiệm vụ trọng tâm trong đó có nhiệm vụ văn thư, lưu trữ điện tử từ khâu soạn thảo, ký ban hành văn bản, ký số văn bản điện tử của cơ quan, tổ chức... tiếp nhận, xử lý...giải quyết công việc đều được các cá nhân thực hiện trên môi trường mạng (Hệ thống quản lý văn bản và điều hành) chịu trách nhiệm lập hồ sơ đầy đủ về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan. Mỗi cá nhân được giao theo dõi, giải quyết thực hiện tốt hoạt động lập hồ sơ (hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử) là cơ sở, tiền đề cho công tác lưu trữ điện tử.

Để thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt công tác văn thư, lưu trữ điện tử Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức tiếp tục quan tâm, chỉ đạo sát sao, Chánh Văn phòng (Trường phòng Hành chính - Tổ chức) tích cực tham mưu cho Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, mỗi cá nhân khi thực hiện nhiệm vụ được giao cần nêu cao trách nhiệm của bản thân đối với công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc, cải cách công vụ và cải cách hành chính của mỗi cơ quan, tổ chức góp phần thực hiện thắng lợi mục tiêu chuyển đổi số mà Nghị quyết số 01-NQ/TU đã đề ra./.

Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ