Công tác văn thư, lưu trữ có vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc quản lý, lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

Cùng đồng hành với nhiệm vụ xây dựng, phê duyệt, sắp xếp, tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ, tổ chức cán bộ… theo quy định của pháp luật thì công tác văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ được giao phải tổ chức thực hiện như ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo; hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ như lập Danh mục hồ sơ; hoàn thiện các hồ sơ công việc, giao nộp vào Lưu trữ cơ quan; khắc con dấu mới; xác định phông lưu trữ mới của cơ quan; lựa chọn, lập Mục lục hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh… tiếp nhận, bàn giao hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản đối với các cơ quan tiếp nhận mới theo quy định của pháp luật.

Theo Quyết định số 3076/QĐ-UBND ngày 30/9/2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Nguyên gồm 333 cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, trong đó có các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc diện sáp nhập, hợp nhất như: Sở Kế hoạch và Đầu tư và Sở Tài chính, Sở Giao thông vận tải và Sở Xây dựng, Sở Tài nguyên và Môi trường và Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Thông tin và Truyền thông và Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và Sở Nội vụ Sở Ngoại vụ vào Văn phòng UBND tỉnh và điều chỉnh một số chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy từ một số sở, ban, ngành sau khi tiếp nhận nhiệm vụ từ các sở, ngành khác. Theo đó, thực hiện sáp nhập các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện tương ứng với cơ quan chuyên môn của UBND cấp tỉnh.

Để tiếp tục khẳng định vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ phục vụ hoạt động thực tiễn của các cơ quan, tổ chức, tài liệu lưu trữ tiếp tục được tổ chức khoa học, quản lý thống nhất và phát huy tối đa giá trị của nó đã được Chủ tịch Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ rõ "Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá "Tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng". Do vậy, để tiếp nối việc giữ gìn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật đối với các cơ quan, tổ chức thực hiện sáp nhập, hợp nhất và sắp xếp tinh gọn bộ máy bên trong theo quy định của Luật Lưu trữ, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu theo Quyết định số 3076/QĐ-UBND thuộc diện sáp nhập, hợp nhất, sắp xếp tinh gọn tiếp tục quan tâm chỉ đạo sát sao và tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ sau:

1. Đối với thực hiện một số nghiệp vụ công tác văn thư

- Trong thời gian thực hiện các quy định về sáp nhập, hợp nhất các cơ quan, tổ chức rà soát, kiểm tra toàn bộ văn bản đi (văn bản giấy) lưu tại Văn thư cơ quan và văn bản lưu tại hồ sơ công việc của các phòng chuyên môn (đơn vị), công chức, viên chức được giao chủ trì, theo dõi, giải quyết công việc hoàn thiện việc đóng dấu sắp xếp hồ sơ công việc theo quy định.

- Sau khi sáp nhập, hợp nhất hoặc đổi tên... xong các cơ quan, tổ chức đề nghị khắc con dấu theo quy định và các văn bản hướng dẫn thi hành của Bộ Công an để bảo đảm hoạt động liên tục của cơ quan, tổ chức.

- Ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức sau khi sáp nhập, hợp nhất... tiếp nhận thêm các chức năng, nhiệm vụ từ sở, ngành khác làm cơ sở cho công chức, viên chức lập hồ sơ theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư khác như thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức, của cá nhân... lập, lưu trữ, giao nộp hồ sơ giải quyết kết quả thủ tục hành chính theo quy định.

- Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan cá nhân phải thống kê, lập 02 (hai) bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo đơn vị hoặc lĩnh vực chuyên môn được giao theo dõi, giải quyết. Người được giao làm lưu trữ cơ quan lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu 02 (hai) bản. Đơn vị, cá nhân nộp lưu hồ sơ, tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 (một) bản. Trong quá trình giải quyết công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu nghiêm cấm việc chiếm giữ, hủy tài liệu trái phép, làm hư hỏng hồ sơ, tài liệu…hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích trái với quy định của pháp luật.

- Đối với hồ sơ, tài liệu giấy, hồ sơ điện tử về những công việc đang xử lý, giải quyết khi cơ quan mới tiếp nhận, hợp nhất hoặc được nhận thêm chức năng, nhiệm vụ… thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo các đơn vị trực thuộc, cá nhân tiếp tục giải quyết, lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo thời hạn quy định.

2. Đối với thực hiện một số nghiệp vụ công tác lưu trữ

a) Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu theo Quyết định số 3076/QĐ-UBND

- Tất cả các hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó không phân tán, xé lẻ phông lưu trữ bảo đảm nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất.

- Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Nguyên.

- Hồ sơ có thời hạn bảo quản được bàn giao cho cơ quan, tổ chức mới tiếp nhận do sáp nhập, hợp nhất.

- Đối với tài liệu đã được cá nhân giải quyết xong chưa lập hồ sơ, chưa giao
nộp vào Lưu trữ cơ quan, khi cơ quan, tổ chức đó có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể, tổ chức lại, đổi tên… cơ quan, tổ chức, thì tất cả hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân thuộc cơ quan, tổ chức phải được giao nộp, thu thập vào Lưu trữ cơ quan để phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu lưu trữ và thực hiện các bước giao nộp, quản lý theo quy định.

- Một số cơ quan, tổ chức đã thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ như chỉnh lý, số hóa... như dịch vụ chỉnh lý tài liệu, dịch vụ tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ (số hóa tài liệu lưu trữ)... cần rà soát lại chất lượng của hoạt động dịch vụ lưu trữ với quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2024, các tiêu chí, tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực Lưu trữ quy định tại Thông tư số 08/2023/TT-BNV ngày 31/5/2023 để thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ (hồ sơ, tài liệu giấy và hồ sơ điện tử) vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh được thống nhất.

b) Các cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu theo Quyết định số 3076/QĐ-UBND

- Tài liệu của các cơ quan, tổ chức trực thuộc đã giải thể thì thủ trưởng cơ
quan, tổ chức cấp trên chủ quản có trách nhiệm chỉnh lý khoa học tài liệu, quản
lý, bảo quản an toàn và phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu
trữ cơ quan.

- Trường hợp các cơ quan, tổ chức giải thể, sáp nhập… mà có cơ quan, tổ chức tiếp nhận, quản lý thì tài liệu của các cơ quan, tổ chức đó do cơ quan, tổ chức mới tiếp nhận đó quản lý. Nếu không có cơ quan, tổ chức tiếp nhận, quản lý hoặc có nhiều cơ quan, tổ chức cùng tiếp nhận, quản lý thì tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quyết định của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp theo quy định.