Chủ tịch UBND tỉnh chỉ đạo khẩn trương số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp huyện trước khi kết thúc hoạt động và cấp xã trước khi được sắp xếp lại

Theo đó, Chủ tịch UBND tỉnh chỉ đạo Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố có trách nhiệm ưu tiên nguồn lực để khẩn trương số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp huyện trước khi kết thúc hoạt động và cấp xã trước khi được sắp xếp lại, trong đó tập trung số hóa các tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, tài liệu đang phục vụ hoạt động quản lý điều hành và nhu cầu của người dân, cơ quan, tổ chức.

Việc số hóa các tài liệu khác do Chủ tịch UBND các cấp, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định theo thẩm quyền quản lý tài liệu, phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương và các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức cần phân loại, xác định tài liệu lưu trữ cần số hóa theo thành phần hồ sơ cụ thể; không số hóa trùng, thừa gây lãng phí nguồn lực. Tài liệu lưu trữ số hóa được quản lý, bảo quản an toàn trong Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số và phục vụ kịp thời nhu cầu sử dụng. Bảo đảm hệ thống phòng cháy, chữa cháy hoạt động tốt và tuân thủ các quy định về phòng cháy, chữa cháy tại khu vực kho lưu trữ, địa điểm thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ.

Trong quá trình tổ chức thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ, các cơ quan, tổ chức cần tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ

Chủ tịch UBND các huyện, thành phố triển khai, chỉ đạo các cơ quan, tổ chức; UBND các xã, phường, thị trấn thuộc thẩm quyền quản lý lựa chọn hồ sơ, tài liệu lưu trữ thực hiện số hóa theo quy định của pháp luật.

Trong quá trình tổ chức thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ, các cơ quan, tổ chức cần tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ, pháp luật khác có liên quan và hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

Chủ tịch UBND tỉnh giao Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong quá trình rà soát hồ sơ đã chỉnh lý, phân loại theo mục đích sử dụng và số hóa tài liệu lưu trữ bảo đảm theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Bộ Nội vụ; phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, Công an tỉnh kiểm tra việc số hóa tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức khi thực hiện số hóa theo quy định.

Các cơ quan, tổ chức lựa chọn hồ sơ, tài liệu lưu trữ thực hiện số hóa theo quy định

Sở Khoa học và Công nghệ phối hợp với Sở Nội vụ, Công an tỉnh hướng dẫn các cơ quan, tổ chức bảo đảm kỹ thuật ký số cho tài liệu lưu trữ số hóa theo quy định của pháp luật về cơ yếu và pháp luật về lưu trữ; quản lý, kết nối, chia sẻ cơ sở dữ liệu của tài liệu lưu trữ; giải pháp công nghệ để đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn thông tin, bảo mật trong phần mềm thực hiện số hóa hoặc phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số.

Công an tỉnh phối hợp với các cơ quan, tổ chức kiểm tra an ninh, an toàn thông tin đối với trang thiết bị trước khi thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ và bảo đảm hủy toàn bộ dữ liệu tại thiết bị thực hiện số hóa trước khi kết thúc và vận chuyển thiết bị ra khỏi địa điểm số hóa của cơ quan, tổ chức.